Como compartir tablas dinámicas sin sus datos

Día a día en las tareas de nuestra oficina nos enfrentamos a retos de seguridad. En algunos casos podemos necesitar compartir cierta información para que otros puedan visualizarla pero no queremos dar acceso a los datos que están detrás de nuestros análisis o asociados a ellos, por motivos de confidencialidad. Esta tarea se puede complicar si se trata de compartir tablas dinámicas sin sus datos.

Compartir tablas dinámicas sin sus datos

Cómo compartir tablas dinámicas sin sus datos

En este sencillo tutorial podrás aprender tres métodos para crear una copia estática de una tabla dinámica en la que podrás permitirle a otros ver únicamente lo que necesitan ver, nada más y nada menos. Y lo mejor de todo será que el archivo con la copia estática de nuestra tabla dinámica será de menor tamaño que el archivo original. ¿Qué más podríamos pedir? Quizás que otros hagan este trabajo por nosotros, pero para eso necesitamos estar en un mejor lugar de la cadena depredatoria laboral. 🙂

¡Así que mejor no perdamos más tiempo y manos al teclado!

Método 1: Compartir una copia estática de la tabla dinámica.

Como les comentaba crearemos una imagen de la tabla dinámica que no necesitará de la estructura de datos que la alimenta.

Si partimos de que tenemos ya creada nuestra tabla dinámica en un libro Excel, todo lo que necesitarás hacer es seleccionar la tabla dinámica por completo, copiarla y, en una hoja en blanco, o en un nuevo libro, hacer clic derecho y seleccionar en el menú emergente Opciones de pegado > Valores (V).

Metodo 1 - Como compartir Tablas Dinamicas pero no sus datos

El mayor inconveniente que tiene emplear este método es que justamente que Excel no pegará los formatos de la tabla dinámica junto con los valores. Y nuestra tabla lucirá terrible: justo como un montón de datos sin formato. Esto por supuesto hace que sea más difícil de leer y menos impresionantes de presentar a terceros. Así que ten en cuenta que con este método el resultado que obtendrás será muy básico.

No obstante si lo que buscas es rapidez, y no te importa la estética, esta es la mejor opción a tu alcance.

Método 2: Compartir una imagen estática de la tabla dinámica.

Una mejor opción desde el punto de vista estético y de formato es copiar nuestra tabla dinámica y simplemente copiarla y pegarla como una imagen estática. Previamente podrán aplicar todas las opciones de formato que deseen, sin preocuparnos de que el formato se perderá cuando actualicen y envíen.

En este caso todo lo que necesitarás hacer es seleccionar la tabla dinámica por completo, copiarla y, en una hoja en blanco, o en un nuevo libro, hacer clic derecho y seleccionar en el menú emergente Opciones de pegado > Pegado especial > Imagen (I).

Metodo 2 - Como compartir Tablas Dinamicas pero no sus datos

Como resultado de aplicar este método obtendrás una imagen a todo color y formato de la tabla dinámica original, que puede ser muy útil, en especial si necesitas enviar algo por e-mail a personas que solo necesiten ver los datos, sin interactuar o manipular los mismos.

En este método puedes tomarte un poco más de tiempo, sobretodo dando formato a tu tabla, lo que resultará en una presentación más profesional de tus datos.

Método 3: Compartir una imagen estática de la tabla dinámica creada con el comando cámara.

Por último vamos a explorar como podemos generar nuestra imagen a partir de una de las utilidades que más me gusta de Excel: la cámara. Al emplear la cámara podremos realizar cambios a nuestra tabla dinámica y estos se actualizarán en tiempo real sobre en nuestra imagen copia, como si una cámara estuviese grabando lo que ocurre. ¡Simplemente genial y muy útil!

Para aplicarlo solo tendrás que seleccionar la tabla dinámica por completo, copiarla y, en una hoja en blanco, o en un nuevo libro, hacer clic derecho y seleccionar en el menú emergente Opciones de pegado > Pegado especial > Imagen (I).

Metodo 3 - Como compartir Tablas Dinamicas pero no sus datos

¿Cuál es la ventaja de emplear este método? No importa cuantos cambios hagas en tu tabla siempre vas a contar con una imagen actualizada en tiempo real de la misma que podrás compartir a la brevedad sin preocuparte por la seguridad de tus datos. ¡Cualquiera sea el formato que des a tu tabla quedara reflejado de forma automática, listo para compartir!

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Si conoces otro método para compartir tablas dinámicas sin sus datos o tienes alguna duda no dejes de comentar este artículo.

Nos despedimos esperando que disfruten y  aprovechen estas técnicas al máximo.

¡Feliz análisis! 😀

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