Cómo insertar imágenes externas en Excel

BASE-DE-DATOS-CON-IMAGENES-EN-EXCEL

¿Alguna vez has pensado en desarrollar un catálogo de productos en Excel? ¿O quizás una base de datos que incluya fotos por cada registro que contiene? ¿Una lista con los empleados de tu empresa, sus datos y una foto de referencia? La técnica que te vamos a enseñar hoy tiene una nutrida variedad de aplicaciones. ¡Hoy aprenderás a insertar imágenes externas en Excel para crear una asombrosa base de datos con imágenes!

Cómo insertar imágenes externas en Excel seleccionando un dato de una lista desplegable

Para los fines de este tutorial vamos a suponer que tenemos una lista de empleados con datos varios y necesitamos que al seleccionar alguno podamos visualizar su foto. Por ello nos apoyaremos con imágenes externas desde una carpeta llamada “fotos”, la cual siempre estará localizada en el mismo lugar donde coloque el libro Excel que se encargará de mostrar las imágenes.

Las imágenes para nuestro ejemplo tienen un tamaño de 358 x 480 pixeles, dimensionadas seleccionadas para que se muestren de forma perfecta de acuerdo a nuestros datos. Si deseas cambiar las dimensiones deberá cambiar algunos pasos en este ejemplo.

Descarga en este enlace las imágenes que emplearemos en este tutorial.

Flat Design People

Paso 1: Preparar la hoja en donde queremos mostrar nuestras imágenes externas en Excel.

Lo primero que vamos a hacer es preparar la hoja donde mostraremos el proyecto; para este ejemplo selecciona las columnas desde la A hasta la Z y define un ancho de columna igual a 20 pixeles.

Matriz de celdas en excel

Paso 2: Colocar datos de las imágenes externas a mostrar.

A continuación carga los datos que te permitirán mostrar una imagen externa en tu libro Excel; para los fines de este tutorial ubicaremos la información en la misma hoja, pero bien puedes ubicar los datos de referencia en otra hoja de cálculo o inclusive en otro libro Excel.

Cambia el ancho de columna de K a 100 pixeles y de la columna L a 40 pixeles, dado que en ella ubicaremos nuestros datos de referencia. A continuación de la celda K7 a la celda K10 crea una sencilla lista con cuatro nombres de empleado (Ana, Marcelo, Carlos y Lin) y de la celda L7 a la celda L10 carga cuatro números de ID de empleado (números del 1 al 4).

Matriz de celdas en excel-2

Paso 3: Crear lista desplegable.

Como paso siguiente crea una lista desplegable a partir de los datos de referencia. Esta lista desplegable nos permitirá seleccionar que imagen deseamos ver.

Selecciona la celda K2, donde vas a ubicar la lista desplegable y  ve al menú DATOS, y haz clicen la opción Validación de datos. Hecho esto en la pestaña Configuración cambia el valor Permitir a “Lista” y selecciona el origen de tus datos (en nuestro caso de la celda K7 a la K10).

Matriz de celdas en excel 3

Paso 4: Crear fórmula de ubicación a partir de las funciones BUSCARV y SI.

Nos valdremos del valor del ID que definimos en la columna L para ubicar la imagen correcta. Para identificar cuál es el ID asociado a un nombre utilizaremos la función BUSCARV. También emplearás la función SI para anular que se muestre algún valor si no se tiene seleccionado un nombre.

Para hacerlo escribe en la celda E8:

=SI(K2="","",BUSCARV($K$2,$K$7:$L$9$,2,FALSO))

Matriz de celdas en excel 4

Paso 5: Crear código VBA.

¡Ahora es el momento de crear el código VBA que hará la magia! Para ello ve al menú Programador y haz clic donde dice Ver Código, hecho esto aparecerá la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

De forma automática se abrirá el código existente en la Hoja1 del libro de Excel que estas usando, así que solo resta escribir  o copiar y pegar lo siguiente:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
On Error Resume Next
If Target.Cells = Range("K2") Then
foto = Range("E8").Value
Application.ScreenUpdating = False
foto = foto & ".jpg"
ruta = ActiveWorkbook.Path & "\fotos\" & foto
Me.Shapes("foto_del").Delete
Set fotografia = Me.Pictures.Insert(ruta)
With Range("C5:H12")
Arriba = .Top
Izquierda = .Left
Ancho = .Offset(0, .Columns.Count).Left - .Left
Alto = .Offset(.Rows.Count, 0).Top - .Top
End With
With fotografia
.Name = "foto_del"
.Top = Arriba
.Left = Izquierda
.Width = Ancho
.Height = Alto
End With
Set fotografia = Nothing
Application.ScreenUpdating = True
End If
End Sub

Paso 6: Probar nuestro proyecto para mostrar imágenes externas en Excel.

Por ultimo, solo nos resta probar nuestro proyecto guardando el libro Excel en el mismo directorio donde tengas alojada la carpeta “fotos” en la que almacenamos las imágenes de la base de datos. Recuerda guardar el libro Excel como tipo: Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Las fotos a emplear deben usar como nombre de archivo el mismo número de ID que utilizamos en la base de datos de nuestro libro y deben estar en formato JPG.

En este momento ya puedes probar como funciona tu nueva base de datos con imágenes externas. Deberías obtener un resultado muy similar al de la imagen anexa.

Base de Datos con Imagenes en Excel

Puedes descargar nuestro archivo de práctica con los resultados de aplicar esta técnica haciendo clic en este enlace.

[sociallocker id=”10514″]BASE DE DATOS CON IMAGENES EN EXCEL[/sociallocker]

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76 Comentarios

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  43. Edith 07/06/2016
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