Si te preguntas “Qué es Excel“, la respuesta es muy simple. Excel es una aplicación de hoja de cálculo desarrollada por Microsoft y distribuida junto a la suite de herramientas de oficina Office. Excel puede ser definido más formalmente como una aplicación interactiva para computadores empleada para almacenar, organizar, procesar, analizar y visualizar datos en una forma tabular.

Que es Excel

Excel, como toda hoja de cálculo, es en esencia una inmensa tabla interactiva con filas y columnas. La intersección de una fila con una columna se conoce como celda. Las celdas son la unidad básica de una hoja de cálculo, el lugar en el que almacenas tu información y procesas los cálculos que quieras efectuar. El programa opera en función de los datos que cargas en las celdas. Así cada celda puede contener información numérica, texto, o los resultados de las fórmulas y funciones que calculan automáticamente resultados basados en los valores de otras celdas.

¿Qué puedo hacer con Excel?

¡En realidad muchas cosas! Por ejemplo, podrías ir ajustando cualquier valor almacenado en una celda para ir observando los efectos sobre diversos cálculos, lo que lo hace una herramienta especialmente valiosa para el análisis de datos, al permitirte explorar la información sin necesidad de tener que hacer nuevos cálculos manuales.

La característica clave de una hoja de cálculo es que te permite crear fórmulas que hacen referencia al contenido de otras celdas, o como combinación de otras fórmulas, incluyendo un conjunto predeterminado de fórmulas pre-programadas.  Excel te ofrece un extenso poder de cálculo que trasciende las operaciones aritméticas básicas de suma (+), resta (-), multiplicación (*), división (/) y potenciación (^) , incluyendo más de 400 fórmulas pre-programadas para resolver una inmensa variedad de problemas de cálculo financieros, matemáticos y estadísticos.

También puedes aprovechar Excel para elaborar gráficos que te permitan analizar visualmente resultados en búsqueda de patrones, tendencias o comportamientos anómalos, o quizás procesar grandes volúmenes de datos con herramientas tan poderosas como las tablas dinámicas. Incluso es posible que puedas automatizar tareas repetitivas mediante el lenguaje de programación de Excel, Visual Basic para Aplicaciones.

¡Es una poderosa herramienta de trabajo!

Originalmente Excel fue pensado como una solución de software para el soporte de tareas financiera. De hecho su interfaz imitaba la organización de las famosas hojas de cálculo contable y pretendía ayudar a automatizarlo. Las hojas de cálculo han sido empleadas por los contadores por décadas. Excel cuenta apenas con tres décadas, y ya en su primera década de existencia había alcanzado su objetivo, desplazando las hojas de cálculo en papel y haciendo simples tareas que antes eran manuales y complejas.

No obstante hoy su potencia lo ha llevado mucho más allá de la mesa de los contables. Excel es hoy una de las herramientas ofimáticas más famosas del mundo, calculando que ya hay más de 750 millones de usuarios a nivel mundial, distribuidos en una amplia gama de sectores, ocupaciones y profesiones. Entre sus más asiduos usuarios destacan los Financieros, Educadores, Matemáticos, Estadísticos, Científicos, Investigadores, Economistas, Sociólogos, Mercadólogos y por supuesto, los Analistas de Datos que hacen vida en cientos de miles de empresas que la emplean como principal herramienta.

Microsoft realmente apostó su futuro a dos programas adecuados, casi al mismo tiempo: Excel y Windows. Si ambos hubiesen fracasado, Microsoft no estaría aquí hoy. Ambos tuvieron éxito. Realmente ayudaron a consolidar el papel de Microsoft. – Doug Klunder, Excel 1.o Lead Developer

Desde Microsoft se ha impulsado por más de 30 años que se usen las letras XL como principal abreviatura del nombre de Excel. Hoy Excel y su logo con el distintivo XL, son un verdadero icono de la informática y uno de los productos más exitosos e influyentes desarrollados por Microsoft, hasta el punto de llevar a la empresa de Redmont a dominar un increíble 86% del mercado mundial de las hojas de cálculo.

Al momento de redactar este artículo se han lanzado ya trece (13) versiones de Excel para Windows y trece (13) versiones para Mac OSX, que siguen una evolución como lo ilustra la gráfica anexa:

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Evolución del logo de Excel para Windows

¿Es Excel una base de datos?

Excel como hoja de cálculo comparte mucho de los principios fundamentales de lo que es una base de datos, pero las hojas de cálculo y las bases de datos no son lo mismo. Una hoja de cálculo es esencia solo una tabla, mientras que una base de datos es una colección de muchas tablas con un relación definida entre ellas. Si bien es cierto que un libro de trabajo que contiene diferentes hojas es también un archivo que contiene múltiples tablas que pueden interactuar unas con otras, no todo el tiempo lo hacen. Carece por definición de la estructura relacional de una base de datos. Las hojas de cálculo pueden ser importadas a una base de datos para ser convertidas en tablas dentro de estas. Del mismo modo puedes hacer una consulta a una base de datos para extraer sus datos a una hoja de cálculo y analizarlos. Es valioso saber diferenciar entre hojas de cálculo y bases de datos, y no confundirse al respecto.

¿Por qué Excel forma parte de Office?

Como hoja de cálculo Excel es uno de los componentes principales de un conjunto de herramientas de productividad para oficinas. Office te provee también un procesador de palabras (Word), un programa para elaborar presentaciones (PowerPoint), y en ciertas modalidades un gestor de bases de datos (Access). Todos usan una interfaz muy similar y lo que es más importante, emplean comandos similares. Siendo más técnicos en todos puedes emplear Visual Basic para Aplicaciones para crear tus propias funcionalidades a tu medida. Esto hace que compartir datos entre los distintos componentes sea mucho más simple que lo que sería hacerlo en un paquete no integrado de programas. En este simple detalle reside una de las principales ventajas de usar Excel. Sus capacidades se potencian cuando se integra con el resto de las herramientas de la suite Office.

Ahora que ya sabes qué es Excel te preguntarás: ¿Qué son las funciones de Excel? Visitando nuestra guía puedes conocer más sobre este tema, incluyendo cuales son las partes de una función, cuales son las funciones más populares y como se encuentran organizadas en la Biblioteca de Funciones.